Consejos para presentar una cotización

Cuando somos independientes, nuestra carta de presentación es principalmente nuestra cotización. Es el primer elemento que le entregamos al cliente para que, además de conocer el precio que deberá pagar por nuestros servicios, anticipe la calidad de nuestro trabajo.

Esto no quiere decir que necesariamente exista una relación directa entre la calidad de nuestro trabajo y la presentación de la cotización entregada, pero sin dudas a los ojos de quien la recibe tendrá un impacto positivo y mejorara su predisposición.

Tener “automatizado” el proceso de cotización y presentación de nuestras propuestas, facilita el proceso ahorrando tiempo y pienso, y deja una buena primera impresión.

Es indudable que la competencia más fuerte entre proveedores es el precio ofrecido, pero el modo de presentación, la información que se incluya y la velocidad de la entrega son factores sumamente valiosos para la mayoría de los clientes.

Aquí te dejamos algunos puntos para crear tu cotización.

Tener un archivo modelo prediseñado

Si invertimos un poco de tiempo una sola vez, el resto de las cotizaciones van a ser solo una modificación del modelo, lo que nos permitirá ahorrar muchísimo tiempo y saber que estamos considerando todos los elementos más importantes, siempre.

Una cotización completa y bien presentada le facilita al cliente la obtención de información y le ahorra muchas dudas. Además aclara el panorama de manera anticipada, dejando bien presente lo que se incluye y lo que no se incluye.

Es por esto que el modelo que diseñemos tiene que estar muy bien definido y deberá contemplar todo esto, para evitar malos entendidos entre las partes. En el modelo las palabras claves o encabezados nos ayudan a no dejar (o dejar lo menos posible) nada de lado.

Tendremos que tener siempre en cuenta los siguientes elementos:

• Fecha y lugar de emisión de la cotización
• Nombre del emprendimiento o nombre del profesional y logo
• Encabezado principal o título
• A quien va dirigido y sobre que
• Detalle del trabajo
• Detalle de precios
• Alcance de la propuesta
• Forma de pago
• Vigencia de la propuesta
• Firma

Además puedes agregar otros elementos que consideres importantes, pero siempre ten presente de que no sea un documento innecesariamente extenso, ya que lo primordial será la información útil y clara.

Si existen, intentar adaptarse dentro de las posibilidades, a los aranceles de honorarios profesionales establecidos por las diferentes Sociedades

Independientemente si estás asociado o no, los honorarios profesionales son un parámetro que nos ayuda a mejorar la competitividad entre pares y revaloriza nuestras profesiones. Cada vez que se pasan honorarios por fuera (muy por fuera) de estos valores, se generan competencias por precio y no por calidad. Esto debilita las profesiones, no solo económicamente, sino que su calidad como servicio. Tener honorarios ajustados a la realidad nos ayuda a brindar mejores servicios, y de manera casi innegable se traduce en una mayor conformidad en los clientes, y en consecuencia, una mejora en la imagen de la profesión en su conjunto.

Utilizar preferentemente algún procesador de texto básico que sea fácil de usar y modificar

Existen procesadores de textos pagos y gratuitos. Para elaborar una cotización cualquiera de las opciones sirve a la perfección.

Como opción paga se puede utilizar el clásico Microsoft Word. Entre las opciones gratuitas podemos utilizar Apache Open Office, Libre Office, Google Docs, Thinkfree Online Editor, entre otros.

No descuidar la fecha del pedido de cotización

Es normal en estos tiempos percibir que el tiempo “se nos va volando”, pero a la hora de cuidar a nuestros clientes o potenciales clientes esto no puede pasar.

Desde el momento en que entablamos contacto hasta la entrega de la cotización, tenemos que tener muy presente el tiempo con el que contamos. Esto puede ser determinante a la hora que elijan nuestra opción por sobre otras. No solo porque pueda existir una urgencia en el trabajo, sino que también el manejo del tiempo puede decir mucho sobre nuestros resultados.

Utiliza todas las herramientas (digitales o no) para tener esto siempre presente: libretas de notas, calendario digital o físico, alarmas de celular, etc., pero procura hacerlo siempre con orden y criterio para que te sea útil.

Cumplir con el formato independientemente si el trabajo es grande o chico

Siempre es más fácil, y/o rápido pasar un número solo. Pero cuando formalizamos el proceso estamos asegurándonos no solo de una buena presentación, sino de no dejar nada en el camino que nos pueda comprometer a hacer más de lo que cobramos, ya que tenemos que “pensar” lo que vamos a cotizar.

Utilizar medios digitales para enviar la propuesta

Ya sea que uses correo electrónico o WhatsApp, siempre envíalo por uno de estos medios y trata de asegurarte de que lo hayan recibido. Esto le dará un marco más “formal” a la propuesta.

El correo electrónico tiene como ventaja que es un medio más controlado para organizar información, y te permitirá acceder sin mayor complicación a lo que enviaste.

Whatsapp es sin duda el medio más usado hoy en día, y también permite este intercambio, pero el problema que encontramos es que es más complejo acceder a la información intercambiada, incluso corres riesgo de mover o eliminar archivos del teléfono y no podrás acceder a ellos nuevamente.

Enumera tus cotizaciones y lleva registro de cada situación

Esto tal vez implica ir un poco más allá de la elaboración del documento en sí, pero es una práctica que nos ayuda a generar un sistema fácil y rápido de identificación de lo que hemos cotizado, fechas, clientes, aceptación o no, observaciones, etc.

Resumen para presentar un cotización

En resumen, para poder armar y presentar una cotización debemos considerar los siguientes puntos:

• Tener un archivo modelo prediseñado
• Adaptarse a los aranceles de honorarios profesionales establecidos
• Utilizar un procesador de texto que sea fácil de usar y modificar
• No descuidar la fecha del pedido de cotización
• Cumplir con el formato independientemente si el trabajo es grande o chico
• Utilizar medios digitales para enviar la propuesta
• Enumera tus cotizaciones y lleva registro de cada situación